経理代行業者を選ぶポイントと導入時のコミュニケーションの取り方について

23.10.18 | 事務所通信

こんにちは。マクシブ総合会計事務所です。

本日は経理代行サービスを導入しようとしている法人の方々に向けて「経理代行業務のスムーズな導入の方法」をご紹介します。

「社内に経理を置いていた方が安心なのでは？」「経理代行を導入したいけど流れがわからない！」と思っている方に、経理アウトソーシングを導入する際に経理代行業者とはどのようにコミュニケーションを取って導入につなげていくのかをお話していきます。

経理代行業務を依頼する際の流れと重要なポイント

まず、経理代行業者に業務を依頼する際には自社の規模や業務内容にマッチした経理代行業者を選択しましょう。

自社の業務内容に対応できる経理代業者なのか、全ての希望に対応してもらうためにかかる費用はいくらなのかを明確にしておくことが重要です。
例えば「月に一度オンラインミーティングを行いたい」「資料は全て郵送で丸投げしたい」などの細かい要望も明確にして相談してみるとより良いかと思います。

記帳代行のみを求めているなら、記帳代行のみを行ってくれる業者を探しましょう。
決算申告や税務相談までワンストップで業務を依頼したい場合は、会計事務所や税理士事務所を探すことが必要となってきます。

最初の相談時に、効率的な業務の進め方や資料の受け渡し方法を提案してくれる業者を選びましょう。
また自社の業種の経理代行をやったことがある業者かどうかも重要ですので、必ず聞くようにしましょう。

逆にこちらの相談内容をあまり聞いてくれない、かかる費用の提示が曖昧な業者だと後々不満が生まれる原因となります。
何社か相談をして見積りをしてもらい、口コミや実績を社内で検討してから決定するようにすると良いでしょう。

経理代行業務を依頼すると、経理代行業者との連絡が頻繁に発生することになります。
連絡を取る方法が電話なのか、Chatwork などのチャットツールなのか事前に確認しておきましょう。

変更点や必要そうな情報を常に共有することは、間違いのない会計処理にとても重要となります。
経理代行業者も情報がないと正確な処理をするのが難しくなってくるため、やり取りにタイムラグが生じないように自社に合ったコミュニケーションツールを提案しておきましょう。

こちらはかかる費用にも関係してくることですが、資料をあらかじめ電子データに変換してクラウドなどで共有するのか、請求書や領収書を全て郵送するのかを相談しておきましょう。

電子帳簿保存法が改正されたこともあり、電子データで資料を共有すると業者側も処理がスムーズで業務処理のスピードアップにもつながります。

そこまで手が回らないという方は、そのあたりも含めてあらかじめ相談しておくことが重要です。
毎月どれくらいの時期に資料を郵送するのか、郵送する資料はどれくらいの量になるかなどを明確にしておかないと、後々経理代行業務における費用がアップしたりすることに繋がります。

また、資料の受け渡しを行うためセキュリティ対策がしっかりされているのかも確認しておく必要があります。
こちらは業者にどのようにセキュリティ対策を行っているのかを聞いて、実績や口コミも含めて確認するようにしましょう。

いかがでしたか？

経理代行業務のアウトソーシングには業者との上手なコミュニケーションが重要となってきます。
こちら側の求めていることをくみ取ってくれる業者なのかをしっかり見極めましょう。自社にとって力になってくれる経理代行業者を見つけることができれば、とても良いパートナーとなるため業務の効率化に繋がります。

マクシブ総合会計事務所では、日ごろの会計処理から税務の相談まで、ワンストップで代行させていただいております。

毎月の記帳業務が煩わしい、税務のことはよく分からない、決算時の処理が分からない…そのようなお悩みは「経理代行サービス」の導入で解消してしまいましょう！

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