15.12.11 | 職員通信１

このところ、議事録の作成、報告書の作成、会議の運営、業務の企画提案をする機会が多くなってきました。

 

会議の議事録は、会議の内容を記録した重要な書類ですが、読まれてなんぼです。

企画書は、最初の数秒で相手の関心を得られなければそれで終わりです。

 

説明も長々としていては焦点がぼけてしまいます。

 

今日、一番伝えたかったことが果たして伝わっているのか、

書類やメールの内容が適正に理解していただけているのか・・・

 

と考えていた時、2冊の本を見つけました。

 

『トヨタで学んだ紙一枚にまとめる技術』と

『世界のトップを10秒で納得させる資料の法則』です。

 『トヨタで学んだ紙一枚にまとめる技術』

『世界のトップを10秒で納得させる資料の法則』

 

色々なことが書いてありましたが、どちらの本も共通して「書類はA４用紙１枚にまとめる」と書いてありました。

伝えるべきことを1枚にまとめるのは容易ではありませんが、

本には一覧性、フレーム、テーマの３つを意識して作成するとありました。

 

一覧性とは、一目で見てわかるかということです。

たとえば、地図を見てどこかへいく時、出発点から目的地までの道のりが一つの紙面に書かれているとわかりやすいですよね。

つまり、「紙1枚に収める」=「一覧性を持たせる」だけで、何枚にもわたる書類よりずっと伝わるものになります。

 

次にフレームと、テーマです。

①    目的

②    現状

③    課題

④    対策

⑤    スケジュール

の5つのテーマを一単位にして、それぞれ枠でかこったフレームをつくります。

会議の議事録も企画書も報告書も、この5つのテーマでまとめれば問題ありません。

 

そして、この5つがクリアになったら、あとは反復練習です。

書類のまとめ方を繰り返し練習し、身につけ、常に仕事のベースを1枚に据えることによって、仕事に関するあらゆる型がつかみやすくなります。

 

書類作成における作業のステップは以下の通りです。

 

①   考えるベースとなる情報を書類に書き込む

②   自分なりの考えを書類にまとめる

まずテーマを決めて、それに関連するキーワードを列挙し、関連性や重要性を探っていきます。

③   書類の内容を誰かに伝える

 

特に、「誰かに伝える」ことは重要です。

 

例えば企画書であれば、

「この企画の一番の強みは、ひとことでいうと・・・」

「理由は・・・・」

「実現方法は・・・」と、定番を繰り返し実践し、自分に定着させます。

 

まずは、実践！