14.01.15 | 所長通信

新年を迎えるに当たり、年末の大掃除で書類や本等の整理整頓をされた方も多いのではないでしょうか。

しかし、残念ながらそれは整理整頓ではなく単なる整列になってしまっている場合が多いようです。


整理とは「要るものと要らないものを分け要らないものは捨てる」こと。


整頓とは「必要なものを必要なときに必要なだけ取り出せるようにする」こと。



今月は年末に読んだ『トヨタの片づけ』と言う本のお話しをしたいと思います。

片づけが出来ていると、、、、

①スペースの無駄

②探す時間の無駄

③間違える無駄

④取りに行く無駄を節約することができます。

その為には整理と整頓が必要になります。


まず「整理」ですが、捨てるための技術が必要になります。

そのためには「要るもの」と「要らないもの」を判断する「基準」が必要になります。

「基準」があれば迷わず捨てられます。


トヨタでは、判断基準をこう分けているそうです。

①今使うもの

②いつか使うもの

③使わないものと言う「時間」に基づいて定めています。


身の回りには②いつか使うもので溢れています。

この②については期限（1週間・1か月）を設けて期限が来たら自動的に処分します。


また、「赤札作戦」と言って職場のリーダーが指揮し、メンバー全員で現場のモノに「使わないもの」「使えないもの」に赤札を貼って処分、判断に迷うものは期限を切って処分して行きます。


こうしてまず要らないものを処分して行きます。



次に「整頓」ですが、使う頻度で置き場を決めて行きます。

①毎日使う

②２～３日おきに使う

③１週間おきに使うに分けて、①毎日使うものはデスクの近く、②２～３日おきに使うものは棚、③１週間おきのモノは倉庫に置き、①については個人で管理し②・③については皆で共同で管理します。


そして、不特定多数の人が使う②、③については、定位置を決め必ずそこに戻すと言うことが必要不可欠です。

整頓は誰が探しても分かるのが原則です。

知らない人が探しても３０秒以内で探し出せると言う基準を設けると分かりやすい整頓ができるようになります。


綺麗に片付いたら、その状態を写真に取ってデスクの上かどこかに掲示しておくと有効です。


最後に、「整理」「整頓」が出来たとしても、、、、

「清掃」「清潔（整理整頓の状態を維持する）」

「しつけ（整理・整頓・清掃についてのルールを守らせる）」の３つが行われないと綺麗に片付いた状態を維持することが出来ません。


片づけが「習慣化」されないと職場の整理・整頓は完成しません。

決めたルールを徹底して続けさせるのがリーダー（社長）の仕事と言えそうです。


　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　㈱ＯＪＴソリューションズ　『トヨタの片づけ』より