21.12.02 | 事務所通信

こんにちは、マクシブ総合会計事務所です。

今回は最近よく耳にする「電子領収書」（Web領収書）に関しての記事となります。
電子領収書は、紙の領収書にはないメリットが多くあり、2022年1月から施行となる「電子帳簿保存法」の活用にも大きく関係してきます。

しかし、いまだに「電子領収書」がどのような物なのか、メリットやデメリットについて理解されている方は多くはありません。

今回は「電子領収書」とはそもそも何なのか、活用することでどのようなメリットがあるか等、詳しくご説明したいと思います。

電子領収書とは？

電子領収書とは、紙ではなくデータ形式の領収書となります。
領収書を保存する際にも、PDF等のデータ形式の領収書を保存しておけばよいので、かさばることもありません。

領収書を発行する際には、電子発行に対応しているクラウドサービスを活用するのがお勧めです。
従来の紙の領収書からスムーズに切り替えができ、領収書の発行にかかるコストや時間を大幅に削減することができます。

電子領収書のメリットについて

続いて、電子領収書のメリットについてお話していきます。
電子領収書を利用するにあたり、大きなメリットは以下の３点となります。

①領収書の保存が簡単になる

紙での領収書の保存は、ファイリングする時間がかかったり、領収書を確認する際に多くのファイルから探し出すという作業が必要となります。
電子領収書を活用することにより、電子データ形式でパソコンやクラウド上へ保存することとなるので大幅な時間削減に繋がります。
誤って領収書を紛失してしまうリスクもなくなります。

②領収書の印紙税の節税となる

印紙税法基本通達を確認すると、ある一定の文書に関しては、収入印紙を貼り付ける必要があるとされています。

領収書は上記の課税文書に含まれるため、一定の金額以上の領収書に関しては、収入印紙を貼り付ける必要があります。
しかし、電子領収書は紙媒体ではないことから、上記の課税文書からは外れるため、収入印紙の貼り付けの必要ありません。
よって、印紙税を節税することが出来るというメリットがあります。

③クラウド会計システムとの連携ができる

近年、バックオフィス業務の効率化とコスト削減のため、クラウド会計システムを導入する企業様が増えてきました。
電子領収書はクラウド会計システムととても相性が良く、データで保存している領収書をそのまま会計システムに取り込むことも容易です。

クラウド会計システムの中には、経費精算や領収書作成もクラウド上で行えるものもありますので、会計処理までワンストップで行うことが可能となります。

実際に、弊社にてクラウド会計システムの導入から全てサポートさせていただいてるクライアント様では、日々の会計業務にかかる時間が従来の1/3になったと喜びの声をいただいております。

電子領収書のデメリットと注意点について

次に、電子領収書を利用する際のデメリットと注意点についてお話していきます。

① 初期費用や導入時に時間がかかる

システム上で領収書を作成したり、保管する業務には少なからず初期費用はかかってしまいます。
電子領収書の活用にあたり、社内での新しいルールを整備するのにも時間がかかってしまうこともあります。

しかし、長い目で見れば取引先との業務進行がスムーズになりますし、印刷や郵送にかかるコストの削減、大幅な時間削減へとつながります。
最初の初期投資には、それ以上の価値があると考えられます。

②取引先が電子領収書を利用できるかの確認が必要となる

電子領収書はPDFやその他の電子データによって領収書を発行します。
取引先が、領収書を全て紙媒体で利用している場合は前もって、電子領収書を活用していく旨を伝えるようにしましょう。

③領収書を電子化する際の要件の確認をする

2022年1月施行の電子帳簿保存法では、領収書やレシートの電子化に関しての承認の要件が緩和されました。
しかし、領収書の電子化を活用していくためには、電子化の要件をしっかりと確認しておくことが必要となってきます。

原本の破棄の時期や、保存方法に関して分からないことがある際は、税理士や税務署に確認することをおすすめします。

電子領収書を活用して、時間とコストを削減しよう！

いかがでしたか？
上記でもご説明した通り、電子領収書を利用すると、印紙税の節税ができ、バックオフィス業務にかかる時間の削減やコスト削減に繋がります。
電子領収書はIT化が進む世の中や、テレワークなどの新しい働き方にも対応できます。

領収書や証憑のデータ化に不安をお持ちのお客様や、バックオフィス業務の時間削減にお悩みのお客様には、会計事務所の「経理代行」の導入をおすすめします。
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