どんなときに使える？　知っておくと便利な『内容証明郵便』

23.04.11 |

郵便サービスには、多数のサービスがあります。
『内容証明郵便』もその一つで、普段の生活のなかで使う機会は多くありませんが、重要な書類の郵送や、確実に相手に届けたという確証を得たいときなどに利用されています。
今回は、知っていると便利な内容証明郵便の概要と、その効果的な使い方について説明します。

文書を確実に送ったということを証明する

内容証明郵便とは、日本郵便が提供する制度であり、サービスの１つです。
日本郵便は同制度について、「いつ、いかなる内容の文書を誰から誰宛てに差し出されたかということを、差出人が作成した謄本によって当社が証明する制度」と説明しています。

送付する文書とは別に、送る文書の内容の謄本（コピー）を差出人と郵便局が各一通ずつ保管し、以下の事実について郵便局が証明します。

（１）文書を送った時期
（２）差出人
（３）受取人
（４）送った文書の内容

内容証明が利用できるのは、定型郵便物・定形外郵便物として送付することができる封書の手紙などの第一種郵便物で、ハガキは利用できません。
速達や配達日指定、本人限定受取、配達証明などとあわせて利用することも可能です。

ここで誤解しないよう注意すべきなのが、内容証明郵便は、あくまでもその文書が差出人から受取人に対して差し出されたことを証明するものであり、その文書に書かれていることが真実であることを証明するものではないということです。

日本郵便が示す制度内容からもわかる通り、内容証明郵便には、「○○と書いた文書を、×月×日×時に、△△氏から□□氏に送った」ことを証明する証拠としての機能があります。
配達員は、その文書を届けた際、受取人に受領印または署名をもらいます。
内容証明郵便を利用するときには、配達証明というオプションサービスも合わせて依頼することが多く、このサービスも利用すれば、郵便物配達証明書が差出人に届き、上記（１）～（４）に加えて、相手に配達された事実についても、証明することができます。

この内容証明の謄本（コピー）は、裁判に提出できる資料にもなります。
そのため、法的手続に関連して利用されるものという印象を抱く方が多く、内容証明郵便を利用することで、届け先の相手方に心理的プレッシャーを与えるという効果もあります。

次に、具体的な例をみていきましょう。


法的手続きにつながる強固な姿勢をアピール

法律上の効果を発生させる意思の表明（意思表示）は、内容証明の場合、相手方の元に届いたときに効力が生じるというのが民法の原則です。
そのため内容証明郵便は、文書が相手方に差し出されたこと、およびその文書の内容を証明しなければならない場面などにおいて利用します。

たとえば、商品やサービスの契約をしたものの、何らかの理由がありクーリングオフ制度を利用して契約を解除したい場合、定められた期間内に、その意思表示を販売者に届ける必要があります。
そのようなときに内容証明郵便を利用すれば、解除の意思を期間内に販売者に伝えたことを証明できます。

また、たとえば金銭を貸したにもかかわらず、いつまでたっても返してくれない人に対して返済するよう催促する場合や、離婚を決意して別居を開始した後に、夫（妻）に対して自分の離婚の意思を明確に伝える場合などにも有用といえます。

内容証明郵便を利用するということは、相手に対して、法的手続きを取る用意もあると示すことにもつながります。

内容証明郵便は、使い方次第でさまざまな効果を期待できる制度といえます。
ただし、郵便局が保管する謄本（コピー）に関しては、字数や行数の制限など細かいルールがあります。
また、文書の書式や内容に不備がないかを、局員が窓口で確認したうえで受け付けることも覚えておきましょう。
内容証明郵便を利用する際は、その方法についてきちんと理解し、利用条件に沿って差し出すことが重要です。
まずは日本郵便のホームページを確認するなどして、差し出し方法の確認をするとよいでしょう。


※本記事の記載内容は、2023年４月現在の法令・情報等に基づいています。