給与明細書等の電子交付の要件改正について

24.01.06 | グロースリンク　労務部門より

今月の労務情報

こんにちは。労務チームの東です。

テレワークをはじめ、様々な勤務形態が増えた現在では、給与明細書等の交付方法も変化しつつあります。まさに紙での交付から、WEB給与明細書配信システムへ切り替えを検討されている方も多いのではないでしょうか。
今回は給与明細書等の電子交付に関する要件の改正についてご案内いたします。

給与明細書や源泉徴収票を電子交付する際には、受給者（給与等の支払いを受ける従業員等）からあらかじめ承諾を得る必要があります。
承諾を得る場合の記載事項や書式等については、法令上定めはありませんが、次の項目を提示し、承諾の旨とあわせて「承諾日」や「承諾する受給者の氏名」をもらうことが望ましいとされています。

・電子交付する書類の名称（給与所得の源泉徴収票、給与等の支払明細書の別等）
・電磁的方法の種類やその具体的な方法

① 電子メールにより交付する場合
電子メールにより送信する旨、電子メールのアドレス等

② 社内LAN・WANやインターネット等を利用して閲覧に供する場合
給与所得の源泉徴収票等データを閲覧に供する旨、給与所得の源泉徴収票等データを掲載するホームページアドレスや閲覧方法等

③ 磁気媒体等により交付する場合
交付する媒体の種類等・受信者ファイルへの記録方法（XML形式、PDF形式、暗号化して受信者ファイルに記録する旨及びその復号化方法等）
・交付予定日（毎年○月○日までに交付、給与支給日に交付等）
・交付開始日
・その他参考となる事項

承諾は交付の都度得る必要はありませんが、交付の前にあらかじめ承諾を得ている状態であることが必要です。
従業員数の多い企業様では、この承諾を一人ずつ得る作業が電子交付への切替の壁となっているケースも多いかと思います。

この承諾を集める作業に関連して税制改正が行われ、電子交付についての承諾を得ようとする際に、一定の期限までに回答がない場合には、その受給者から承諾があったものとみなすことができるようになりました。
一定の期限について法令で具体的な期間の定めはありませんが、受給者の勤務状況等を考慮し、十分な期間を設定することが奨励されています。
また、「回答がない場合は承諾したものとみなす」旨の通知の方法についても、特段の定めはないため、受給者の状況に応じて確実に通知できる方法を選択することをお勧めします。

弊所ではシステムを活用し、給与明細書等の電子交付にも対応しておりますので、この機会にぜひご相談ください。